Hollandalı iş ortağımız Organize Agile ile birlikte Türkiye’de gerçekleştirdiğimiz Çevik IK eğitimlerinde, katılımcılarımız tarafından en çok ilgi çeken çerçevelerden biri Çevik Portföy Yönetimi oldu. Organize Agile’ın kurumların çevik dönüşümlerine eşlik ederken, ihtiyaç üzerine tasarladığı bu çerçeve birçok açıdan çeviklik, esneklik sağlayan bir araç, bir yaklaşım.
Neden Gerekli?
Bitmeyen yapılacaklar listeleri, değişen öncelikler, ‘herhalde bitmeyecek’ diye düşündürten proje planlama toplantıları, farklı kişilerin aslında aynı konu üzerinde çalışıyor olması… Bunları mutlaka hepimiz yaşamışızdır. Belki bunlardan daha da kötüsü ise neyi neden yaptığımızı bilememek, anlam duygumuzu kaybetmek olmuştur.
Peki ana amacımızdan sapmadan, önceliklerimizi verimli, esnek bir şekilde değerlendirebileceğimiz, iş birliği içinde çalışmaya bizi sevk edecek nasıl bir çerçeve kullanabiliriz? Çevik Portföy Yönetimi tam da bu amaçla yaratılmıştır.
Çevik Portföy Yönetimi görsel yönetimi kolaylaştıracak iç içe geçmiş 3 temel daire kullanır. Ve bu daireleri kullanırken takımların,
Ortak amaçlar ve aksiyonlar konusunda iç görü elde etmesini,
İnsanları, amaçları ve aksiyonları birbiri ile ilişkilendirmesini,
Odaklanmasını ve gerçekten önemli olanı önceliklendirmesini,
Ve birlikte stratejik yön konusunda tartışabilmelerini ve buna uygun kararlar alabilmelerini
Sağlar.
Kimler İçin Uygundur?
Agile Portföy Yönetimi özellikle bir kurumdaki bir direktörlük, bir bölüm, sabit takımlar ya da birden fazla projenin olduğu programları yöneten takımlar için biçilmiş kaftandır. Çok farklı sektörden çok farklı takımlarda başarı ile uygulanmaktadır.
Bu çerçeveyi kullanan takımların ortak özellikleri sürekli değişen öncelikler konusunda hemfikir olmaları, yapılan çalışmaları birbirleri ile ilişkilendirebilmeleri ve gerçekten sahada neler olduğunun farkında olmalarıdır.
Çevik Portfolyo Yönetimi Kanvası ile Görsel Yönetim ve Fasilitasyon
Çevik Portföy Yönetiminde departmanın/takımın amaçlarını, projelerini, önceliklerini, sorunlarını, kritik mihenk taşlarını görmeyi sağlayacak yaklaşık 2metre eninde, 1,5 metre boyunda bir kanvas kullanılır. Bu kanvası kullanarak ve çerçevenin kritik ritüellerini uygulayarak kurum içi ya da kurum dışı bir fasilitatör/çevik koç yardımı ile takımın ‘neden’leri ve öncelikleri üzerine disiplinli konuşmalar yapmak mümkün olur. Kanvas önünde kalp atışı gibi tekrar eden sürekli gözden geçirmeler ile takımın hep odakta kalması, hep en öncelikli işlere odaklanması, sahadan müşteri geribildirimlerini alması; dolayısı ile çevikleşmesi mümkün olur.
Bu çerçevenin post-it yapıştırmaktan öteye gidebilmesi için fasilitatör/çevik koç desteği ile kritik konuşmaların yapılabileceği etkin takım zeminini hazırlamak esastır. İlişkiler, varsayımlar, takımın etkinliği çevik koçun Çevik Portföy Yönetimini uygularken sürekli odağında olan konulardır. Çevik koç, takım koçu yetkinliklerini kullanır.
Çevik Portföyün takım ile oluşturulması yarım gün ila 1 gün arasında sürmektedir. İlk oluşumdan sonra ise haftalık ya da 2 haftada bir gerçekleşmesi önerilen kanvas önü toplantılar ile ilerlenilmektedir. Ekip bir arada değilse, kanvas kullanıcı dostu online kanvas araçları kullanılarak da çok etkin bir şekilde gözden geçirilebilir.
Neden Şimdi?
Pandemi krizinin içinden geçtiğimiz ve krizi yönetmeye çalıştığımız şu günlerde önceliklerimiz hatta belki de ana amaçlarımız bile sürekli değişebiliyor. Takımda ‘oradan oraya savruluyoruz’ hissi yaratmamak, neyin ’neden’ yapıldığı konusunda net ve hemfikir olmak, takımın nabzını etkin bir şekilde tutmak, Çevik Liderlik sergilemek ve çevikleşme yolculuğuna adım atmak için Çevik Portfolyo Yönetimi aradığınız çözüm olabilir.
Soru ve bilgi için çekinmeden bize ulaşabilirsiniz.
Saygı ve sevgilerimle.
Şebnem Gürün Özeren